Mediasi Elektronik adalah cara penyelesaian sengketa melalui proses perundingan untuk memperoleh kesepakatan para pihak dengan dibantu oleh mediator yang dilakukan dengan dukungan teknologi informasi dan komunikasi. Meski hakim pemeriksa perkara memberikan penjelasan dan mendorong para pihak untuk melakukan mediasi secara elektronik, pelaksanaan mediasi elektronik hanya akan dilakukan apabila terdapat kesepakatan para pihak untuk melakukannya. Dalam hal salah satu pihak tidak menyetujui pelaksanaan Mediasi Elektronik, mediasi dilaksanakan secara manual.
Jika Para Pihak menyetujui mediasi dilaksanakan secara elektronik, maka hakim pemeriksa perkara akan menyerahkan formulir persetujuan Mediasi Elektronik untuk ditandatangani oleh Para Pihak dan/ atau kuasanya, sebagaimana diatur dalam Pasal 4-6 Perma Mediasi Elektronik.
Berdasarkan persetujuan tertulis para pihak tersebut, Panitera Pengganti kemudian akan mencatatkan perkara ke dalam Administrasi Mediasi Elektronik. Kemudian para pihak menyerahkan kartu tanda penduduk atau kartu identitas lainnya dan pas foto berwarna terbaru untuk dimasukkan ke dalam Administrasi Mediasi Elektronik dengan dilampiri keterangan Domisili Elektronik.
Selanjutnya, para Pihak memilih Mediator yang tersedia dalam daftar Mediator di Pengadilan. Jika Para Pihak telah memilih Mediator atau hakim pemeriksa perkara telah menunjuk Mediator, hakim pemeriksa perkara menerbitkan penetapan penunjukan Mediator dan perintah melakukan Mediasi Elektronik serta memberitahukannya kepada Mediator melalui panitera pengganti. Namun apabila Para Pihak memilih menggunakan Mediator nonhakim, Biaya Mediasi Elektronik diserahkan kepada Para Pihak dan kesepakatan dengan Mediator.
Mediator yang ditetapkan akan melakukan verifikasi identitas kepada Para Pihak melalui sarana elektronik masing-masing. Untuk memastikan identitas Para Pihak dan/ atau kuasanya sesuai dengan Dokumen Elektronik, Mediator dapat bertemu secara tatap muka dengan Para Pihak pada kesempatan pertama.
Mediator akan mengajukan usulan kepada Para Pihak untuk menentukan Aplikasi yang dapat digunakan dalam pertemuan dan pengiriman Dokumen Elektronik. Para Pihak wajib mempertimbangkan efektivitas, efisiensi, dan kemudahan dalam penggunaan serta pembiayaan Aplikasi yang dipilih. Penentuan Aplikasi oleh Para Pihak tersebut selanjutnya akan dituangkan di dalam persetujuan tertulis.
Pertemuan Mediasi Elektronik diselenggarakan di ruang virtual yang ada dalam Aplikasi yang telah disepakati oleh Para Pihak. Ruang Virtual Mediasi Elektronik merupakan tempat mediasi yang sah sebagaimana ruang mediasi di pengadilan.
Mediator hakim harus melakukan proses Mediasi Elektronik dari ruang mediasi di pengadilan. Namun, dalam Keadaan Tertentu, Mediator hakim dapat melakukan proses Mediasi di luar ruang mediasi di pengadilan dengan tetap menjaga prinsip kerahasiaan. Mediator non hakim bersertifikat dapat melakukan proses Mediasi Elektronik dari ruang mediasi di pengadilan atau tempat lain yang disetujui oleh Para Pihak. Apabila ada keterbatasan akses teknologi informasi dan komunikasi, salah satu pihak dapat menggunakan ruang mediasi di pengadilan untuk melakukan pertemuan Mediasi Elektronik sepanjang disetujui secara tertulis oleh pihak lainnya.
Para Pihak menyampaikan resume perkara kepada Mediator secara elektronik melalui e-Court. Selama pelaksanaan mediasi elektronik, terdapat 4 etika pertemuan mediasi elektronik yang perlu diperhatikan yaitu:
- Para Pihak dan Mediator mengikuti Mediasi Elektronik di dalam ruang tertutup dan bukan tempat umum;
- Para Pihak harus menjamin ketenangan dan kenyamanan ruang untuk melakukan mediasi;
- Para Pihak wajib menggunakan pakaian yang sopan selama pertemuan Mediasi Elektronik;
- Para Pihak wajib untuk meminta izin kepada pihak lain dan Mediator jika ingin meninggalkan pertemuan dengan menyebutkan alasannya.
Selanjutnya, Mediator akan menentukan jadwal pertemuan Mediasi Elektronik setelah mendengar usulan Para Pihak.
Panggilan pertemuan Mediasi Elektronik kepada Para Pihak oleh Mediator dilakukan melalui sarana elektronik dengan disertai keterangan alamat Ruang Virtual Mediasi Elektronik yang akan digunakan untuk melakukan pertemuan. Panggilan melalui sarana elektronik sebagaimana
dimaksud diatas merupakan panggilan yang sah dan patut. Pada setiap pertemuan Mediasi Elektronik, Mediator harus memastikan kesesuaian data pihak yang hadir dengan identitas Para Pihak dan melakukan konfirmasi kepada pihak lainnya. Mediator dan Para Pihak harus menjaga kerahasiaan terhadap hal yang terjadi termasuk dokumen yang dibagikan dalam pertemuan Mediasi Elektronik.
Selanjutnya, jika salah satu pihak menghendaki tahapan tertentu dalam Mediasi Elektronik dilakukan pertemuan tatap muka secara langsung, kehendak tersebut hanya dimungkinkan atas kesepakatan pihak lainnya. Dalam hal Mediator atau salah satu pihak memandang perlu, Mediator dapat melakukan kaukus secara elektronik.
Apabila perlu menghadirkan ahli dan/atau pihak lain yang dianggap dapat membantu menyelesaikan sengketa, maka kehadiran ahli dan/atau pihak lain harus berdasarkan kesepakatan bersama Para Pihak dan identitas pihak lain dan/atau ahli tersebut harus dikirimkan melalui email, surat tercatat atau sarana lainnya kepada Mediator dan pihak lainnya.
Berhasil atau tidaknya mediasi akan disampaikan oleh mediator kepada majelis pemeriksa secara elektronik melalui e-Court.
Jika tercapai perdamaian dalam pelaksanaan Mediasi secara Elektronik, maka penyusunan rancangan kesepakatan perdamaian dilakukan oleh Para Pihak dengan bantuan Mediator melalui sarana elektronik. Penandatanganan Kesepakatan Perdamaian oleh Para Pihak dan Mediator dapat dilakukan secara elektronik dengan menggunakan Tanda Tangan Elektronik. Dalam hal Para Pihak tidak memiliki Tanda Tangan Elektronik yang tervalidasi, penandatanganan kesepakatan perdamaian dapat dilakukan secara manual dalam pertemuan tatap muka antara Para Pihak dengan Mediator.
Beberapa hal penting dari Perma Nomor 3 Tahun 2022 adalah sebagai berikut:
- Keberadaan mediasi secara elektronik merupakan alternatif tata cara mediasi di pengadilan dalam hal para pihak menghendaki melakukan proses mediasi dengan menggunakan sarana elektronik;
- Mediasi elektronik hanya dapat dilaksanakan dengan persetujuan para pihak dan/atau kuasanya;
- Proses mediasi elektronik menggunakan aplikasi yang dapat memfasilitasi pertemuan dan pengiriman dokumen elektronik. Aplikasi mediasi elektronik ditentukan oleh para pihak atas usulan yang disampaikan oleh Mediator;
- Pertemuan mediasi berlangsung dalam ruang mediasi virtual yang diperlakukan sebagai tempat mediasi yang sah sebagaimana ruangan mediasi di pengadilan. Mediator juga dapat melakukan kaukus secara elektronik;
- Tahapan tertentu dalam mediasi elektronik dapat berlangsung dalam pertemuan tatap muka sepanjang hal tersebut disepakati kedua belah pihak.
- Semua proses administrasi mediasi menggunakan sarana elektronik, mulai dari pencatatan, penetapan penunjukan mediator, penyampaian resume perkara, panggilan, hingga penyampaian hasil mediasi. Demikian pula, penandatanganan kesepakatan perdamaian menggunakan tanda tangan elektronik.
Sumber :